Pre-planificación de Banquetes

Un banquete puede limitarse a una comida o cena, pero algunas veces va acompañado de otros actos como un aperitivo, un baile, un espectáculo, etc.

Una de las características de los banquetes en cuanto a su organización es que consta de una presidencia  y un número indeterminado de mesas en función de la cantidad de invitados.

Para organizar cualquier evento :

Para empezar a preparar un banquete, primero debemos elegir el espacio. Que este dependerá de la naturaleza del banquete.

-       Comida: poco numerosa, muy numerosa, solemne oficial, privada

-       Cena: “…”

A veces las grandes empresas pueden tener salas propias para celebrar los actos pero normalmente se recorre a establecimientos públicos como restaurantes, hoteles, etc. Para celebrar el acto.

 

Para empezar a buscar un espacio, es imprescindible tener claro la tipologia del acto, el target que asistirá, la cantidad de comensales si habrá espectáculo y el presupuesto y a partir de ahí buscar los lugares (restaurantes, hoteles) más bonitos de la ciudad, donde se podrían realizar el evento.

 

Lo primero que debemos tener en cuenta con el espacio escogido es que cumpla todas las normativas. Una vez nos hemos informadote esto; empezaremos con las observaciones:

-       Visitar espacio y hacer fotografías.

-       Pedir un plano a escala.

-       Observar la accesibilidad al lugar, tanto de los invitados como del material. Si hay algún impedimiento. Medir accesos.

-       Condiciones del espacio, calefacción, aire acondicionado, luz, electricidad…

-       Donde queda la cocina y los baños. Si hay cocina o office.Debe ser el (20%) del espacio en total. Si se debe trabajar con placas calientes.

-       Si hay parking y capacidad.

-       Condiciones del contrato. (horas)

-       Ver si hay vestuarios (gente de staff)

-       Si tienen seguridad.

-       Guardarropa.

-       Servicio de limpieza.

 

Una vez tenemos controlado el espacio es importante preveer los actos que se han hecho anteriormente y los actos que se harán posteriormente porque:

-       Puede que aún queden cosas “utillaje” del evento anterior.

-       El alquiler de espacio va por horarios, y no podemos entrar hasta que sea la hora. Así que si tenemos presupuesto y podemos alquilar un día antes mejor, para prepáralo todo con tiempo, el esqueleto del banquete dejarlo preparado un día antes y así prever fallos. Alquilarlo el tiempo necesario para poder montar y desmontar todo con tiempo. No retrasos.

 

Otra cosa muy  importante es la comunicación. La relación nuestra con la persona del espacio. Siempre tenemos que comunicarnos con el mismo interlocutor, debe haber entendimiento y coordinación.

 
Debemos planificar mucho el acto, como más planificación minimizamos riesgos.

 
Seguidamente deberemos contratar el catering. Para escoger el catering debemos tener en cuneta que debe des ser un catering experimentado, y que ya hagamos trabajado con él alguna vez, para no encontrarte con sorpresas.

Si no es así, debemos de hacer degustaciones, le podemos pedir el C.V.

Una vez sabemos que vamos a contratar el catering se le debe pedir la normativa: (Si pasa alguna desgracia así estaremos cubiertos)

-       Fotocopia de el seguro de responsabilidad civil

-       Registro sanitario o CAT ( nº que te otorga la generalidad para poder tener un catering)

-       Copia de TC2 o contratos de los camareros que irán contratados. Tienen que adjuntar sus contratos temporales por acto.

 

Terminadas todas estas observaciones, debemos hacer un timming del acto, donde quedarán plasmados todos los movimientos del acto. Se entregará a todos los que intervendrán en la realización del acto.

 

Una vez tenemos el timing debemos realizar un reunión con todos los colaboradores para analizar problemas que pudieran surgir y para determinar que todo este bien.

 

Finalmente pasaríamos a la ejecución del acto.


Consejo: Una buena planificación los días anteriores al acto no hará minimizar problemas.


About these ads

~ por pialaestrella en febrero 24, 2008.

Deja un comentario

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

 
Seguir

Recibe cada nueva publicación en tu buzón de correo electrónico.

%d personas les gusta esto: